Meine Aufgaben richtig organisieren – Zeitmanagement und Priorisierung

Aufgaben richtig Organisieren

Onliner haben meistens viele verschiedene Aufgaben und müssen viel organisieren bzw. mehrere Projekte gleichzeitig durchführen. Es ist schwer diese mit einem „normalen“ Beruf zu vergleichen, wo man den ganzen Tag mehr oder weniger das gleiche durchführt oder zumindestens eine gewisse Struktur hat.

Umso wichtiger ist es, von Anfang an eine gewisse Linie zu haben, an die man sich hält.

Viele fragen mich oft, wie ich so viele unterschiedliche Aufgaben hinbekomme und wie ich Zeit noch für andere Dinge haben kann. Denn neben meinen beruflichen Aufgaben habe ich auch noch ein Privatleben, welches sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Schließlich bin ich verheiratet und habe drei Kinder, einen Hund und einige Hobbies, die mich teilweise jeden Tag beanspruchen.

Hier habe ich immer nur eine Antwort, Zeitmanagement und Priorisierung.

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So plakativ wie ich es hier schreibe, ist es natürlich nicht. Jeder Mensch ist etwas anders. Was für den einen Stress bedeutet, ist für den anderen Entspannung.

Hier kann ich schreiben, wie ich es mache. Es ist vielleicht nicht perfekt, aber für mich genau das richtige. Vielleicht kann ich hier jemanden einen Anstoß geben, seine Zeit besser zu managen.

Welche Aufgaben müssen erledigt und organisiert werden?

Bevor ich einen Monat, eine Woche oder einen Tag starte, sehe ich nach, welche Aufgaben überhaupt auf mich zukommen bzw. ich machen muss.

Unwichtige Aufgaben finden

Als allererstes stelle ich mir immer die Frage, welche Aufgaben muss ich wirklich durchführen und muss ich sie wirklich selber machen:

  • Habe ich Spaß daran?
  • Mache ich damit einen Verlust oder einen Gewinn?
  • Was könnte im schlimmsten Fall passieren?
  • Kann ich es ggf. outsourcen?

Prioritäten setzen:  Wichtigste Aufgabe festlegen / maximal drei bis fünf

Sind die wichtigsten Aufgaben festgelegt, heißt es Prioritäten setzen. Stell dir selbst die Frage:

  • Was ist das Wichtigste was du diesen Monat, diese Woche oder diesen Tag erledigen solltest?
  • Wenn du nur eine Sache erledigen könntest, welche wäre das?
  • Was hat den größten Einfluss auf deinen Erfolg?

Hier merke ich gerade, dass es schwierig ist zwischen monatlichen, wöchentlichen und täglichen Aufgaben zu entscheiden und diese zu erklären. Daher schweife ich hier einmal kurz aus.

Jeden Monat setze ich mich hin, und schaue auf meinen Projektplan, was ich machen könnte oder müsste. Auf diesem Plan stehen die unterschiedlichen Kundenprojekte mit Kundenterminen und meinen eigenen Projekten.

Daraus erstelle ich einen monatlichen Ablauf. Jetzt geht es weiter zur Wochenplanung. Hier plane ich aus dem Projektplan, was in der nächsten Woche alles durchgeführt werden muss.

Danach ist der Rest recht einfach. Jeden Abend setze ich mich kurz (fünf Minuten) hin und nehme die Aufgaben für den nächsten Tag und teile sie mir ein.

Das mache ich dann wie folgt:

Die hässlichste Aufgabe morgens als erstes!

Ich achte grundsätzlich darauf, dass ich die dümmste Aufgabe, auf die ich gar keine Lust darauf habe, möglichst schnell hinter mich bekomme.

Wieso?

  • Motivation
    • Je schneller das Schlimmste weg ist umso schneller kann man an die guten Aufgaben gehen
  • Begrenzte Willenskraft
    • Morgens ist diese noch am stärksten
  • Ablenkungen nehmen später am Tag zu
    • Wer hat nur die E-Mails erfunden….

Danach teile ich mir die restlichen Aufgaben nach meiner Tagesform ein. Zum Beispiel achte ich darauf, dass ich zwischen zwölf und zwei Uhr keine Aufgaben machen muss, bei der Kreativität oder hohe Konzentration gefragt ist.

Darüber hinaus arbeite ich mit Promodoro Zeiten.

Promodoro Zeiten

Die Promodoro Zeiten helfen mir bei schwierigen Aufgaben motiviert und konzentriert zu bleiben. Es bedeutet nichts anderes, als dass man sich für fünfundzwanzig Minuten voll auf nur eine Aufgabe konzentriert (keine Ablenkungen durch Telefon oder E-Mails). Danach macht man eine kurze Pause bis dann die nächsten fünfundzwanzig Minuten beginnen.

Durch diesen Rhythmus ist der Kopf länger in der Lage konzentriert zu bleiben. Aber vor allem können hiermit auch unangenehme Aufgaben ganz gut weggearbeitet werden. Weil man sich selber sagen kann, los einmal fünfundzwanzig Minuten, danach ist es weg 😉

Aufgaben mit der Promodoro Zeit abwickeln heißt:

  • 25 Minuten volle Fokussierung auf eine Aufgabe
  • Danach 5-10 Minuten Pause
  • Nach Möglichkeit eine feste Vorgabe, was erledigt werden soll

Wiederkehrende Aufgaben

Wenn du merkst, dass sich eine Aufgabe immer wieder wiederholt, ist es Zeit diese zu automatisieren. Ich fasse grundsätzlich ein und dieselbe Aufgabe maximal dreimal an. Beim zweiten Mal fällt es mir auf und ich unternehme etwas. Das dritte mal ist zur Kontrolle.

Der Vorteil am digitalen Zeitalter ist, dass es für alles und jeden bereits eine Lösung gibt. Man muss sich nur die Mühe machen, danach zu suchen und ggf. ein paar Euro dafür zu erübrigen.

Meine Tools, um Aufgaben richtig zu organisieren

Das wichtigste zum Schluss, nichts geht ohne Hilfe. Das wichtigste an den Tools, die einem helfen sollen: sie müssen leicht in der Bedienung sein und sollten von überall und jedem Gerät abrufbar sein. Hier sind meine drei Tools, die ich täglich benötige, um meine Aufgaben zu organisieren.

Google Kalender, um die Termine zu koordinieren

Der Kalender ist kostenlos, lässt sich von überall abrufen und vor allem, er lässt sich mit den verschiedensten Programmen synchronisieren. Darüber hinaus lässt sich sehr viel einstellen und steht dem vom Microsoft Office Kalender in nichts nach.

Google Kalender

Google Kalender

 

Hier geht es zum Google Kalender (externer Link)

Office 365 für alle Dokumente

Zu den Microsoft Office Produkte muss ich nicht mehr viel schreiben. Den meisten ist aber nicht bewusst, dass die Dokumente in der Cloud von den Microsoft-Servern einfach gespeichert werden können und diese von jedem Gerät überall auf der Welt bearbeitet werden können.

Dazu kommt noch der große Vorteil, dass Microsoft ein Terabit Speicher in der Cloud zur Verfügung stellt. Das bedeutet, alle Dokumente könnten hier gespeichert werden und man muss sich nicht mehr um das lästige Sichern der Daten kümmern.

Vor allem die Revisionssicherung ist wirklich der Hammer. Was nichts anderes heißt: wenn du heute etwas an den Dokument änderst und dir nächste Woche auffällt, das war überhaupt nicht gut, dann kannst du dir den Status von letzter Woche einfach wieder zurückholen!

Das ganze gibt es leider nicht kostenlos. Aber du kannst eine Menge Geld sparen, wenn du dir ein Konto bei Microsoft Office 365 (externer Link) erstellst und dir die Lizenz bei amazon.de kaufst. Hier musst du „Aktivierung per E-Mail“ auswählen. Dann erhälst du z.B. die fünf-Geräte-Version statt für 99 €  für fast nur die Hälfte (54,99€ Stand 16.02.2018)!

 

Kurzer Hinweis zur Datensicherung: zur Vorsicht sollte man trotzdem einmal im Monat die Daten aus der Cloud lokal sichern. Nur für den Fall der Fälle ;.)

Die ToDo Liste von Wunderlist

Das ist ein kostenloses Tool, um dir verschiedene ToDo´s anzulegen. Die Liste ist wirklich der Hammer. Probiert sie einfach aus. Hier übertrage ich immer am Anfang des Monats meine einzelnen Aufgabe, um diese später für den nächsten Tag zu planen.

Hier geht es zur: Wunderlist (Externer Link)